Vedtekter vedtatt på årmøte 19 juli 2011

Her er vedtektene som gjelder for velforeningen,. Disse ble revidert og vedtatt på årsmøte i 2011.

VEDTEKTER
FOR
SVENNEVIKHEIA/ LUSSEVIKA VELFORENING

1. NAVN
Foreningens navn skal være Svennevikheia / Lussevika Velforening.

2. FORMÅL
Velforeningens formål er å ivareta medlemenes interesser i forhold til utbygger, grunneier og offentlige myndigheter, samt delta i drift av fellesanlegg, herunder tekniske anlegg:
Vei, vann og avløp med tilhørende tekniske installasjoner, parkeringsplasser/ båtopplagsplasser, båtplasser, forsikringer av fellesanlegg o.l.
Velforeningen kan ikke drive noen form for økonomisk virksomhet ut over det som følger av driften av fellesanlegget.

3. MEDLEMSKAP
Alle som har eiendommer som er regulert til hytter og bebygde hytteeiendommer innenfor det regulerte området er pliktige til å delta i velforeningen.
Dersom det senere godkjennes eiendommer som bruker (deler av) vellets virkeområde, skal representantene for grunneierne av hovedbrukene påse at disse eiendommene, i tillegg til å betale kontingent til velforeningen, betaler en tilknytningsavgift til velforeningen som står i et rimelig forhold til de kostnader velforeningen har hatt med å anskaffe fellesanleggene, inklusive utgifter til asfaltering av veg innenfor velforeningens område. Velforeningen kan alternativt kreve dekket slik tilknytningsavgift direkte fra den enkelte eier av hytten eller eiendommen, som er regulert til hytteformål.
Medlemskapet er knyttet opp til hovedbrukene og de til enhver tid solgte og/eller bebygde tomter, som hver utgjør et medlemskap.
Hvor eier er gift har begge ektefeller legitimert rett til å representere eiendommen. Hvor det reises tvil om hvem som representerer eiendommen, skal den/de som har tinglyst hjemmel til den anses som berettiget.
Et medlem skal informere styret i velforeningen om salg av hytten eller eiendommen som er regulert til hytteformål.
Et medlem plikter også å melde inn til styret endringer av kontaktdata slik som hjemmeadresse, e-mail og telefon.

4. ANSVAR
Medlemmene er ikke solidarisk ansvarlig for velforeningens forpliktelser, men hefter for sin pålagte andel av vellets forpliktelser i henhold til fastsatt årskontingent.
En vesentlig del av kontingenten går med til dekning av kostnader i forbindelse med drift av fellesanlegg.
Vellets årsmøte bestemmer hvor stor den årlige kontingenten skal være, basert på budsjett og senere regnskapstall.
Når hvert hovedbruk er ferdig utbygd/utsolgt, kan hovedbruket velge å utgå som medlem av vellet.
Den fastsatte kontingent betales forskuddsvis med forfall den 15. januar hvert år.
Kontingenten løper fra 1. januar til 31. desember.(vedtatt på årsmøte juli 2010)

5. VELLETS ORGANER
A. Styret
B. Årsmøte
C. Arbeidsutvalg kan nedsettes av styret for spesielle formål. Disse vil da være underlagt styret

6. DUGNAD
Nødvendig vedlikehold skal i størst mulig utstrekning utføres på dugnad.
Styret oppnevner en dugnadskomite. Før arbeidet påbegynnes skal dugnadskomiteen fastsette dag og tid for dugnaden og det skal utarbeides et overslag over hvor lang tid arbeidet vil ta og et overslag over kostnaden forbundet med dugnaden. Det skal alltid være minst ett medlem av dugnadskomiteen tilstede når dugnadsarbeide utføres. Hvis medlemmer ikke kan delta i dugnaden, kan styret pålegge medlemmer å gjøre opp sin del i kontanter etter nærmere fastsatt timerate.

7. ÅRSMØTE
Velforeningens øverste organ er årsmøtet som skal avholdes innen utgangen av juli måned. Styret er ansvarlig for å innkalle til årsmøtet minst med 14 dagers skriftlig varsel til samtlige medlemmer. Sammen med innkalling skal følge forslag til dagsorden, styrets årsberetning, regnskap, eventuelt med revisorberetning, budsjett og forslag til handlingsplan for kommende 2 år, forslag til nytt styre og forslag til saker som skal behandles for øvrig.

Årsmøte skal behandle følgende saker:
1. Velge møteleder. Styreformannen anses som valgt hvis ingen fremsetter motforslag.
2. Godkjenne innkallingen og dagsorden.
3. Velge referent.
4. Behandle styrets beretning.
5. Behandle årsregnskapet.
6. Behandle budsjett og forslag til handlingsplan.
7. Velge nytt styre og revisor.
8. Fastsette kontingent.
9. Behandle forslag fremsatt av styret.
10. Behandle forslag fremsatt av andre.
Forslag som medlemmer utenfor styret ønsker behandlet av årsmøte må fremsettes skriftlig for styret innen 1. juni. Forslag som fremsettes senere kan behandles hvis årsmøtet beslutter det med vanlig flertall.
Når styret i fellesskap eller minst halvparten av medlemmene skriftlig forlanger det, er styret pliktig til innen 14 dager etter at kravet om det er kommet styret i hende, å innkalle til ekstraordinært årsmøte med samme frist som for ordinært årsmøte. Det ekstraordinære årsmøtet kan velge nytt styre og/ eller fatte vedtak som er bindende for styret.
Årsmøtet velger styreformann for ett år av gangen og øvrige styremedlemmer/ varamedlemmer for to år av gangen. For å få en kontinuitet i styret, skal kun halve styret skiftes ved et hvert valg.
Årsmøtevedtak gjøres med vanlig flertall, bortsett fra når det gjelder endringer av disse vedtekter. Hvert medlemskap utgjør en stemme og er betinget betalt kontingent for medlemskapet. Endringer av vedtekter kan kun skje på ordinært årsmøte, hvor det krever tilslutning av 2/3 av de avgitte stemmer.
Medlemmer kan la seg representere på årsmøtet, også ekstraordinært årsmøte, ved fullmektig. Alle fullmakter skal være skriftlig og forelegges.
Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og 2 medlemmer valgt av årsmøtet. Utskrift av protokollen sendes samtlige medlemmer.

8. STYRET
Foreningens daglige drift foreståes av et styre på fem personer og ett varamedlem, som velges av årsmøtet i henhold til pkt. 5, ovenfor.
- Formann (1år)
- Nestformann; 1 år første gang, deretter 2 år
- Sekretær (2år)
- Kasserer (2 år)
- 2 styremedlemmer
Formannen velges av årsmøtet direkte. For øvrig konstituerer styret seg selv ved valg av nestformann, sekretær, kasserer og sekretær. Styret er vedtaksført når minst tre (3) medlemmer er til stede.
Sekretæren fører referat/ protokoll fra styremøter og årsmøter/allmøter. Sekretæren utarbeider hvert år en skriftlig oversikt over vellets virksomhet.
Alle som er eiere, eller ektefeller til eiere, har plikt til å motta valg. En foreslått kandidat kan bare nekte å motta valg hvis vedkommende eller ektefellen har vært medlem av styret i løpet av de siste fire år.
I tillegg til daglig drift av foreningen og fellesanlegg har styret rett og plikt til å representere fellesskapet utad, og plikt til å forberede og innkalle til årsmøte for behandling av de saker som er nevnt i pkt. 7 ovenfor.
Styret kan ikke, uten spesiell fullmakt fra årsmøtet eller med hjemmel i disse vedtekter, forplikte medlemmene utover kontingenten.
Styret foreslår revisor for årsmøtet.
Vedtektene er sist oppdatert på årsmøtet 2011

Referat fra Årsmøte 2011

Her er referatet fra årsmøtet i Svennevikheia/Lussveika velforening i 2011:
Årsmøtet fant sted i Lussevika 19 juli 2011 kl. 1200.

Innkalling til årsmøte var utsendt i henhold til gjeldende regler og frister.
Saksliste
1. Velge møteleder. Styreformannen anses som valgt hvis ingen fremsetter motforslag
2. Godkjenne innkallingen og dagsorden
3. Velge referent
4. Behandle styrets beretning
5. Behandle årsregnskapet (NB. Årsregnskapet som presenteres er for 01.06.09 til 31.12.2010)
6. Behandle budsjett og forslag til handlingsplan
7. Velge nytt styre og revisor
8. Fastsette kontingent
9. Behandle forslag fremsatt av styret
- reviderte vedtekter
- nye avtaler for drift av fellesanlegg
- økonomiske tiltak
10. Behandle forslag fremsatt av andre

Deltagere
Liste over deltagere ble registrert og arkivert.
Antall til stede: 46
Antall fullmakter: 19

Velkommen og innledning ved formannen
Tove Monslaup ønsket velkommen.

1. Valg av møteleder

Valg foretas i henhold til foreningens vedtekter.
Tove Monslaup, Styrets formann, ble valgt ved akklamasjon.

2. Godkjenninger

Tove Monslaup, styrets formann, redegjorde for innkallelse i henhold til vedtektenes formelle krav og frister, samt innhold av foreslått dagsorden.
Ingen kommentarer ble gitt.
Møtet ble derved lovlig satt og fullt beslutningsdyktig. Dagsorden ble vedtatt.

3. Valg av referent

Odd Erik Flaatin, styrets vise formann, ble valgt ved akklamasjon.

4. Styrets beretning

Styrets beretning ble gjennomgått av formannen, Tove Monslaup og Georg Gundersen (økonomi).
Det ble vist til at velforeningen har en betydelig aktivitet. Årsmøtet ga støtte til at enkelte administrative oppgaver settes ut til eksterne firmaer. Medlemmene ble oppfordret til å betale kontingenten i rett tid. Årsmøtet oppfordret styret til å sende faktura i stedet for purring per mail. Medlemmene ble oppfordret til å vise aktsomhet i forbindelse med parkering ved avfallstømming.
Årsmøtet ga uttrykk for anerkjennelse til det arbeid styret har utført.
VEDTAK. Styrets beretning godkjennes. Enstemmig.

5. Årsregnskap

Tone G. Egeland gjennomgikk regnskapets enkeltposter.
Årsregnskapet som ble presentert, er for perioden 01.06.09 til 31.12.2010. Regnskapet som var oppdatert pr. 15.7.2011, viser et negativt årsresultat. Til dekning av underskuddet har en benyttet asfaltfondet og deler av egenkapitalen. Årsaken til negativt årsresultat er bl. a. manglende kontingent innbetaling, kjøp av kantklipper, betydelige utgifter til veg vedlikehold, juridisk bistand og reparasjon av brygge.
Regnskap og revisors rapport var utsendt sammen med innkallingen til Årsmøtet. VEDTAK. Regnskap for perioden 01.06.09 til 31.12.2010 godkjennes. Enstemmig.

6. Budsjett og forslag til handlingsplan

Styrets forslag til budsjett og handlingsplan for 2011 -2013 var utsendt sammen med innkallingen til Årsmøtet.
VEDTAK. Styrets forslag til budsjett og handlingsplan godkjennes. Enstemmig.

7. Valg
Styre
Styret hadde utarbeidet forslag til sammensetning av nytt styre og formann.
VEDTAK. Styrets forslag ble vedtatt ved akklamasjon.
Nytt styre vil etter dette bestå av:
Tove K. Monslaup, formann: tovekm@lyse.net
Tone G. Egeland: toneege@online.no
Odd Erik Flaatin: oefl@statoil.com
Terje Næss: terje.v.naess@gmail.com,
Targeir Svandalsflona: targeir@hotmail.com
Richard Gundersen: Richard.gundersen@brannsr.no
Styret konstituerer seg selv ut over formannsposisjonen etter valget.
Revisor
VEDTAK. Anders Moen ble gjenvalgt som revisor ved akklamasjon.

Spesielle styrer og utvalg.
Det var ikke foreslått endringer til disse, og de vil fortsatt bestå av følgende medlemmer (styrets formann holdes orientert om møter og har møterett):
Havnestyre.
 Svein Otto Vik, formann
 Kjell Henriksen
 Erik Espedal
 Frank Andersen
 Hans-Petter Jacobsen

Kulturkomite
 Anne Svandalsflona, formann
 Bjørg Harildstad
 Annette Espedal
 Anne Siri Vik

Dugnadskomite
 Endre Moseid, formann
 Øvrige som melder seg til Moseid.

8. Fastsettelse av kontingent

Styret foreslo å opprettholde praksis med felles fast kontingent for området Lussevika/Svennevikheia/Storheia. Det ble videre foreslått at denne kontingenten skal bestå av en del til vedlikehold av vei, vann og kloakk og en del som avsettes til felles utgifter for hele hyttefeltet slik som generelt vedlikehold og sosiale aktiviteter. Det er fremdeles knyttet usikkerheter rundt hva som er velforeningens sitt ansvar/andel av fellesutgiftene og hva som er utbyggers/kommunens ansvar. Styret i velforeningen vil fortsette arbeidet med å avklare ansvaret for de ulike forpliktelser.
Styret hadde foreslått en kontingent på kr 4000,- pr år pr hytte, med sikte på å opprettholde beredskap og fond til videre behandling av pågående saker, eventuelle nye problemområder og gjenoppbygging av asfaltfondet.
Årlig kontingent til velforeningen utgjør kr 4000,00, kroner firetusen 00/100. Kontingenten forfaller til betaling 15. januar. Giro vil bli sendt til medlemmene.
VEDTAK. Styrets forslag til kontingent ble enstemmig godkjent.

9. Forslag fremsatt av styret

Reviderte vedtekter
Styret hadde utarbeidet forslag til nye vedtekter.
VEDTAK. Styrets forslag til vedtekter ble enstemmig godkjent.

Nye avtaler for drift av fellesanlegg
Gjeldende avtale om vinterbrøyting vil bli sagt opp. Årsmøtet delegerte til styret å vurdere behovet for brøyting. Styret vil innhente anbud for ny avtale.
Etter at avklaring av ansvar i forhold til utbygger er foretatt mht drift og vedlikehold av pumpestasjon og kloakkanlegg, vil en etablere nye avtaler eller eventuelt forlenge gjeldende avtaler.
Det ble orientert om at grunneier har stengt vann til havnen og krever tilknytningsavgift.

Økonomiske tiltak
Styret vil ha møte med grunneierne med sikte på å etablere en avtale om fordeling av felleskostnader for vegvedlikehold m.v. Dersom det ikke er mulig å oppnå en tilfredsstillende avtale, vil styret lage en plan for det videre løp i forhold til grunneierne og eventuelt be om særskilt forskuddsbetaling til dekning av advokatutgifter.

10. Forslag fremsatt av andre

Det var ikke innkommet direkte forslag til årsmøtet.

11. Eventuelt / Saker fra salen

Det ble gitt anledning til spørsmål og kommentarer fra møtedeltakerne.
Møtet ble hevet kl 15:00.
Stavanger 26. sept. 2011
Odd Erik Flaatin